Comptabilité

Les tâches importantes pour la branche de la comptabilité sont :

– Saisir les factures après les avoir contrôlées, passer les montants en compte et tenir à jour la comptabilité.

– Établir les documents liés à la réception d’une commande (facture incluant le   calcul de la TVA et les frais d’envoi, bulletin de livraison, formulaire pour la douane, etc.)

– Vérifier régulièrement les comptes (montants payés et encaissés) à l’aide des pièces comptables et des logiciels de gestion.

– Envoyer les rappels de paiement et, si nécessaire, lancer une procédure de recouvrement pour les factures impayées.

 

Prompt parfait pour la comptabilité

1. Comment demander une formule Excel ?

Structure idéale d’un prompt pour une formule Excel

  1. Objectif clair : ce que tu veux obtenir (somme, recherche, condition, etc.).
  2. Données disponibles : les colonnes, leur contenu, avec un exemple concret si possible.
  3. Résultat attendu : ce que la formule doit renvoyer (valeur, texte, vrai/faux, etc.).
  4. Contrainte éventuelle : compatibilité (Excel 365, Excel 2016), éviter VBA, utiliser des formules dynamiques, etc.

 

Exemple de prompt bien formulé

J’ai un tableau Excel avec :

  • Colonne A : noms des vendeurs
  • Colonne B : mois (janvier, février, etc.)
  • Colonne C : chiffre d’affaires

Je voudrais une formule qui, pour un vendeur donné (ex. « Martin ») et un mois donné (ex. « Mars »), retourne automatiquement son chiffre d’affaires. Je suis sur Excel 365.

2. Comment faire des Calculs avec ChatGPT ?

Prompt “parfait” (modèle à remplir)

J’ai les données suivantes : [liste de chiffres / tableau / situation].
Je voudrais calculer [type de calcul].
Merci de me donner :

  • [résultat attendu]
  • [explication étape par étape / ou seulement la formule / ou uniquement le résultat].

Exemple concret

J’ai 3 produits :

  • Produit A : 120 €
  • Produit B : 80 €
  • Produit C : 100 €

Je veux calculer la moyenne du prix et aussi le pourcentage de chaque produit par rapport au total.
Merci de m’expliquer les calculs étape par étape.

3. Comment générer des brouillons de factures, bulletins de livraison, et formulaires douaniers?

Structure idéale d’un prompt

  1. Type de document : facture, bulletin de livraison, formulaire douanier, etc.
  2. Contexte / objectif : usage interne, client, exportation, etc.
  3. Données disponibles : nom de l’entreprise, adresse, produit/service, quantité, prix, numéros de référence, dates, pays, etc.
  4. Format et style : tableau, texte brut, style professionnel, modèle Excel, Word, PDF, etc.
  5. Détail supplémentaire : inclure TVA, mentions légales, conditions de paiement, signature, etc.

Exemple de prompt parfait

Je veux générer un brouillon de facture professionnelle pour un client. 

  • Entreprise : ABC SA, Rue de l’Exemple 12, 1000 Lausanne
  • Client : XYZ SARL, Avenue du Test 45, 1200 Genève

Produits :

  • 10 unités de Produit A à 25 CHF/unité
  • 5 unités de Produit B à 40 CHF/unité
  • TVA : 7.7%
  • Conditions : paiement à 30 jours
  • Format souhaité : tableau clair avec total, TVA et total TTC

Merci de générer un brouillon complet prêt à utiliser, que je pourrai copier dans Word ou Excel.

4. Comment générer des rapports clairs?

Structure idéale d’un prompt

  1. Type de rapport : financier, commercial, projet, analyse de données, audit, etc.
  2. Objectif / public cible : direction, client, équipe, usage interne.
  3. Données disponibles : chiffres, tableaux, textes, résultats, KPI, observations, etc.
  4. Format souhaité : synthétique, détaillé, avec sections/titres, tableau, graphique, bullet points, résumé exécutif, etc.
  5. Style et ton : professionnel, clair, simple, pédagogique, analytique.
  6. Détail supplémentaire : inclure recommandations, conclusion, mise en forme particulière, etc.

 

Exemple de prompt parfait

Je souhaite générer un rapport clair sur les ventes trimestrielles pour la direction.

  • Données disponibles : chiffre d’affaires par produit, par région, comparaison avec le trimestre précédent.
  • Objectif : identifier les tendances et les produits les plus performants.
  • Format souhaité :
  • Résumé exécutif
  • Analyse par produit et par région
  • Graphiques ou tableaux synthétiques
  • Conclusion avec recommandations
  • Style : clair, concis et professionnel, facile à lire pour des managers.