Correspondance et commandes
Correspondance et commandes
Dans cette branche les tâches que l’employé de commerce aura besoin de faire sont :
- Réceptionner et trier le courrier, le distribuer aux différents collaborateurs ; prendre en charge les envois postaux.
- Contrôler, classer et archiver les différents documents : lettres, fichiers, commandes, rapports ; parfois, les scanner pour les transférer ou les gérer électroniquement.
- Rédiger des dossiers, des rapports, des procès-verbaux ou de la correspondance, sur la base de notes, d’enregistrements ou sous dictée, parfois dans une langue étrangère.
- Répondre au courrier (demande d’informations ou d’emploi, appel d’offres, confirmation de commande, etc.)
1. Comment rédiger un e-mail ?
Rédige-moi un mail de réclamation comme si j’étais un employé en ressources humaines chez Dyson et que je m’adressais à un client. Dans ce mail j’aimerais que tu mettes les formules de politesse formelles, que tu expliques que le client a un retard de paiement d’un aspirateur de 300 CHF et qu’il a jusqu’au jeudi 11 septembre 2025 pour régler la facture. Le but est de faire un mail clair sans offenser le client dans ce mail pense à la mise en forme d’un mail professionnel et ne dépasse pas les 100 mots.
Prompt parfait (version courte)
Donne la structure (objet, salutation, introduction, corps, conclusion, signature), les bonnes pratiques et erreurs à éviter.
Adapte pour [type de destinataire] avec un ton [formel / cordial / amical] et ajoute un exemple complet. »
Tu n’as qu’à remplacer [type de destinataire] et [ton] selon ton besoin.
2. Comment synthétiser un document?
Prompt idéal pour une synthèse
Contexte :
« Je vais te fournir un document [préciser : article scientifique, rapport, chapitre de livre, transcription, etc.]. »
Tâche :
« Ton rôle est de produire une synthèse claire, fidèle et concise. »
Contraintes :
- Longueur souhaitée (ex. : 10 lignes, 300 mots, 5 bullet points, etc.)
- Style attendu (ex. : académique, journalistique, vulgarisé, neutre, exécutif pour un manager, etc.)
- Points clés à mettre en avant (ex. : problématique, méthode, résultats, limites, recommandations)
- Ce qu’il faut éviter (ex. : jargon, détails techniques, citations mot pour mot)
Exemple de formulation complète :
« Voici un article scientifique de 20 pages. Résume-le en 10 points clairs et concis, dans un style accessible à un lecteur non spécialiste. Mets en avant la problématique, la méthodologie, les résultats principaux et les conclusions. Ne conserve pas les détails techniques, mais insiste sur les enjeux. »
3. Comment créer un index ou un résumé?
Prompt pour demander un résumé
« Voici un document [type : article, rapport, livre]. Créer un résumé clair et concis qui :
- fait entre [X] et [Y] mots (ou bullet points),
- conserve les idées principales,
- adopte un style [académique, vulgarisé, exécutif, etc.],
- met en avant [thèmes/éléments précis que tu veux voir],
- supprime les détails superflus et le jargon. »
Exemple :
« Résume ce rapport de 30 pages en 10 bullet points pour un public de managers, en insistant sur les résultats et recommandations. »
Prompt pour demander un index
« Voici un document [type : livre, rapport, manuel]. Créer un index structuré qui :
- identifie les concepts, mots-clés ou thèmes majeurs,
- les classes par ordre alphabétique ou thématique,
- indique leur fréquence ou la section du document où ils apparaissent,
- formule les entrées de manière simple et claire. »
Exemple :
« Créer un index alphabétique de ce manuel, listant les termes importants et les pages/sections où ils apparaissent. »
4. Comment traduire ou rédiger en langue étrangère?
Prompt pour demander une traduction
« Traduis le texte suivant en [langue cible].
Contraintes :
- Conserve le sens exact et les nuances,
- Adapte le style à [académique / professionnel / journalistique / simple et accessible],
- [Optionnel] Évite la traduction mot à mot et privilégie la fluidité naturelle. »
Exemple :
« Traduis ce rapport en anglais professionnel, en gardant un ton clair et formel, adapté à un public de cadres. »
Prompt pour demander une rédaction en langue étrangère
« Rédige un texte en [langue cible] sur le sujet suivant : [thème].
Contraintes :
- Longueurs : [X mots / X paragraphes],
- Style : [académique / professionnel / journalistique / conversationnel],
- Public visé : [étudiants, clients, grand public, spécialistes, etc.],
- Inclure [mots-clés / exemples / structure spécifique si nécessaire]. »
Exemple :
« Rédige en espagnol un article de 300 mots, style journalistique, sur les enjeux du télétravail pour les entreprises européennes, destiné à un public non spécialiste. »
5. Comment changer la mise en forme d’un texte?
Structure d’un prompt parfait
- Logiciel ou contexte : où tu veux changer la mise en forme (Word, Excel, PowerPoint, Google Docs, HTML, etc.).
- Type de texte : paragraphe, titre, cellule, légende, liste, etc.
- Mise en forme souhaitée : police, taille, couleur, gras, italique, alignement, bordure, style, etc.
- Contrainte ou préférence : raccourcis clavier, méthode rapide, compatibilité (ex. Word 2016 vs 365), automatisation (styles, macros).
Exemple de prompt bien rédigé
Je travaille sur Word 365.
J’ai un document avec plusieurs titres et je voudrais les mettre en forme automatiquement : police Arial, taille 16, gras, couleur bleue.
Quelle est la meilleure façon de le faire (idéalement en utilisant les styles rapides) ?