Gestion du secrétariat

Gestion du secrétariat

Dans cette branches les taches importante sont:

– Gérer l’agenda des réunions de travail et des lieux de rendez-vous.

– Actualiser les différentes bases de données (clients, commandes, fournisseurs, etc.)

– Recevoir les clients ou le public, répondre au téléphone et assurer le service de la messagerie électronique.

– Accompagner les apprentis et les stagiaires, encadrer les employés de commerce AFP.

Prompt parfait pour la gestion du secrétariat

Type de courrier : professionnel, administratif, commercial, personnel, réclamation, demande, etc.
Destinataire : entreprise, administration, client, collègue, etc.
Objectif / contenu principal : demande, information, remerciement, plainte, invitation…
Style et ton : formel, poli, cordial, direct, amical…
Format souhaité : lettre classique, email, avec en-tête, signature, mise en forme particulière.
Détail supplémentaire : inclure références, dates, pièces jointes, mentions légales, etc.

Je souhaite rédiger un modèle de courrier professionnel pour faire une demande de remboursement à une entreprise.

Destinataire : service client de l’entreprise ABC
Objet : remboursement d’un produit défectueux acheté le 15 juillet 2025
Style : poli et formel
Format : lettre avec en-tête, introduction, corps, conclusion et signature
Merci de générer un modèle prêt à personnaliser que je pourrai réutiliser pour d’autres situations similaires.

Type de planification : projet professionnel, emploi du temps quotidien, événement, étude, vacances, etc.
Objectif / résultat attendu : atteindre un objectif précis, respecter un délai, organiser des tâches, etc.
Données disponibles : dates, durées, ressources, participants, priorités, contraintes, budget, etc.
Format souhaité : liste de tâches, calendrier, planning horaire, étapes, diagramme, tableau, bullet points.
Style et détail : simple, détaillé, priorisé, réaliste, avec deadlines ou milestones.

Je veux planifier un projet de lancement d’un produit sur 3 mois.

Objectif : organiser toutes les étapes jusqu’au lancement et répartir les tâches entre l’équipe.
Données disponibles : équipe de 5 personnes, budget limité, délais à respecter, tâches principales : marketing, production, communication, test produit.
Format souhaité : tableau ou liste avec étapes, responsables, deadlines et priorités.
Style : clair, structuré et facile à suivre pour toute l’équipe.

Type d’invitation : anniversaire, mariage, réunion professionnelle, événement culturel, lancement de produit, etc.
Destinataires : amis, famille, collègues, clients, partenaires…
Objectif / contenu principal : informer, inviter à confirmer, donner des détails pratiques.
Format et style : formel, convivial, humoristique, créatif, classique, digital/email, papier…
Informations à inclure : date, heure, lieu, thème, dress code, RSVP, lien ou QR code, contact, mentions particulières.

Je souhaite rédiger une invitation pour un anniversaire.

Destinataires : amis proches
Date et heure : 20 septembre 2025 à 18h
Lieu : chez moi, Rue des Fêtes 12, Lausanne
Style : convivial et amusant
Informations à inclure : RSVP avant le 15 septembre, thème “soirée années 80”, possibilité d’apporter un plat ou une boisson
Merci de générer un texte d’invitation prêt à envoyer par email ou message WhatsApp.

Type de rappel : rendez-vous, paiement, tâche, événement, réunion, échéance, etc.
Destinataires : collègues, clients, amis, membres de la famille, etc.
Canal de communication : email, SMS, application de messagerie, calendrier, notification automatique.
Contenu du rappel : texte précis, lien, document joint, date limite, ton (formel, amical, urgent…).
Fréquence / moment : une seule fois, plusieurs fois, avant la date, récurrent.
Objectif : s’assurer que le destinataire n’oublie pas, obtenir confirmation, inciter à agir.

Je souhaite envoyer un rappel par email à mes clients pour le paiement de leur facture.

Destinataires : clients de mon entreprise
Date limite de paiement : 15 septembre 2025
Style : poli et professionnel, mais insistant
Contenu à inclure : montant de la facture, date d’échéance, lien vers le paiement en ligne, contact pour questions
Format souhaité : email prêt à copier-coller dans mon outil d’envoi

Type de rapport : financier, commercial, projet, analyse de données, audit, marketing, etc.
Objectif / public cible : direction, client, équipe, usage interne, présentation externe.
Données disponibles : chiffres, tableaux, KPI, textes, observations, résultats d’enquête, etc.
Format souhaité : synthétique, détaillé, sections/titres, bullet points, tableaux, graphiques, résumé exécutif.
Style et ton : clair, professionnel, analytique, pédagogique, concis.
Éléments supplémentaires : recommandations, conclusion, visualisations, mise en forme particulière.

Je souhaite générer un rapport sur les ventes trimestrielles pour la direction.

Données disponibles : chiffre d’affaires par produit et par région, comparaison avec le trimestre précédent, évolution des marges.
Objectif : identifier les tendances, les produits performants et les axes d’amélioration.
Format souhaité :
Résumé exécutif
Analyse par produit et par région
Graphiques ou tableaux synthétiques
Conclusion avec recommandations
Style : clair, structuré et professionnel, facile à lire pour des managers.

Type de document : charte d’équipe, règlement intérieur, politique interne, procédure officielle, etc.
Objectif / public cible : membres de l’équipe, employés, partenaires, étudiants, clients.
Contenu attendu / thématiques à couvrir : droits et devoirs, règles de fonctionnement, missions, responsabilités, sanctions, bonnes pratiques, etc.
Format et structure : sections, titres, paragraphes, bullet points, tableaux, clauses, annexes.
Style et ton : formel, clair, concis, professionnel, accessible.
Éléments supplémentaires : mentions légales, date d’entrée en vigueur, signature, exemples ou illustrations.

Je souhaite rédiger une charte de l’équipe pour un projet interne.

Objectif : définir les règles de collaboration, les responsabilités et les bonnes pratiques.
Public cible : tous les membres de l’équipe projet.
Thématiques à inclure : communication interne, respect des délais, partage d’information, gestion des conflits, réunions et suivi.
Format souhaité : sections avec titres, paragraphes clairs, bullet points pour les règles principales.
Style : formel mais accessible, facilement compréhensible par tous les membres de l’équipe.
Merci de générer un document complet et structuré, prêt à être distribué aux membres de l’équipe.